Vad är KMA – Kvalitet, Miljö och Arbetsmiljö

Vad betyder KMA?

KMA är en förkortning av perspektiven Kvalitet, Miljö och Arbetsmiljö. Vad man i allmänhet avser när man använder denna definition är att klargöra hur en verksamhet eller organisation avser att arbeta med områdena Kvalitet, Miljö och Arbetsmiljö. Det kan vara antingen på verksamhetsnivå, men kan också vara kopplat till ett specifikt uppdrag eller projekt.

Det kan också användas i upphandlingsförfarande där en beställare eller kund specificerar krav inom dessa perspektiv vilka förväntningar eller krav de har på en aktör med avseende på Kvalitet, Miljö och Arbetsmiljö.

Vilket värde skapar ett bra KMA arbete?

Ett bra KMA-arbete (Kvalitet, Miljö och Arbetsmiljö) skapar värde på flera nivåer, både för företaget, dess anställda, kunder och andra intressenter i stort. Här är några viktiga aspekter:

• Ökad effektivitet och minskade kostnader
  Genom att arbeta systematiskt med kvalitet minskar spill, omarbete och fel, vilket sparar både tid och pengar.
• Färre olyckor och sjukskrivningar
  En god arbetsmiljö minskar risken för arbetsskador och sjukfrånvaro, vilket sänker kostnader för sjukersättning och rekrytering.
• Bättre konkurrenskraft
  Företag med certifierade KMA-system (BKMA, ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001) är ofta mer attraktiva för kunder och partners.
• Minskad miljöpåverkan
  Systematiskt miljöarbete bidrar till lägre utsläpp, minskat resursutnyttjande och förbättrad hållbarhet.

• Regelefterlevnad
  Företag som följer miljö- och arbetsmiljölagstiftning slipper böter och juridiska problem.

• Ökad trivsel och motivation
  När medarbetare känner sig trygga och ser att företaget tar deras arbetsmiljö på allvar, ökar engagemanget och produktiviteten.

Listan kan göras väldigt lång.

Vad är utmaningen med välfungerande KMA arbete?

Ampiro har genom åren sett många utmaningar och brister hos organisationer som bedöms göra att KMA arbetet inte ger den effekt som det faktiskt kan ge.

5 typiska utmaningar som företag ofta står inför eller stöter på:

1. Brist på engagemang från ledningen
   KMA-arbete kräver stöd från högsta ledningen. Om chefer inte prioriterar det eller ser det som en administrativ börda, blir det svårt att få genomslag i organisationen.

2. Motstånd från medarbetare
   Om KMA uppfattas som en extra arbetsbelastning utan tydlig nytta kan det skapa motstånd. För att lyckas måste KMA-arbetet vara praktiskt, relevant och välförankrat.

3. Bristande resurser
   Många företag saknar tid, personal eller kompetens för att driva KMA-arbetet effektivt. Om det inte finns tillräckliga resurser riskerar arbetet att bli halvhjärtat eller en pappersprodukt.

4. Svårigheter att integrera KMA i verksamheten
   KMA behöver vara en naturlig del av det dagliga arbetet, men ofta ses det som separata processer istället för en integrerad del av verksamheten.

5. Uppföljning och mätning av resultat
   Många företag har svårt att mäta effekten av KMA-arbetet. Om det saknas tydliga mål och uppföljning kan det vara svårt att motivera varför arbetet är viktigt.

Hur kan man hantera sina KMA utmaningar?

• Visa att KMA är en strategisk prioritet.
• Visa hur det sparar tid, pengar och minskar risker.
• Involvera medarbetarna och gör dem till en del av lösningen.
• Använd digitala system för enklare uppföljning och rapportering.
• Se KMA som en ständigt pågående process, inte ett engångsprojekt.

Varför lyckas inte verksamheter med sitt KMA arbete?

Joakim Blomster, VD och Verksamhetskonsult hos Ampiro

- Min bild av detta område är att ägare och ledare till företag och verksamheter många gånger dels har för låg kunskap om hur ett fungerande KMA arbete faktiskt påverkar verksamhetens affär. Men också att fokus många gånger är allt för kortsiktiga och att det inte finns en tillräcklig långsiktighet av verksamheten där det över tid tillåts att skapa kulturer och hållbara arbetssätt.
- Allt för ofta noteras att verksamheten vill se tidigare effekter av satsningar och investeringar. Men för mig så tar det tid att etablera ett starkt KMA arbete och att man aldrig blir klar, utan hela tiden behöver förfina och justera efter nyheter och förändringar.

Steg för steg mot ett bra KMA arbete

Steg 1: Ledningens engagemang och målformulering

Utan ledningens stöd blir det svårt att driva igenom förändringar.

• Säkra att ledningen prioriterar KMA och förstår affä
• Definiera övergripande mål – Vad vill ni uppnå inom kvalitet, miljö och arbetsmiljö?
• Utse en KMA-ansvarig eller ett team som driver arbetet.

Steg 2: Nulägesanalys och riskbedömning

För att veta vad som behöver förbättras måste ni kartlägga nuläget.

• Genomför en nulägesanalys av befintliga processer och rutiner.
• Identifiera risker och förbättringsområden inom kvalitet, miljö och arbetsmiljö.
• Se över lagkrav och standarder (ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001) för efterlevnad.

Steg 3: Plan och strategi

En tydlig handlingsplan säkerställer att arbetet är strukturerat och mätbart.

• Skapa en handlingsplan med tydliga mål, aktiviteter och tidsramar.
• Fördela ansvar – Vem gör vad?
• Definiera mätbara nyckeltal (KPI:er) för uppföljning (exempel: antal avvikelser, sjukfrånvaro, energiförbrukning).

Steg 4: Implementering och utbildning

Alla medarbetare behöver förstå och följa KMA-rutinerna.

• Skapa tydliga rutiner och instruktioner för alla processer.
• Utbilda chefer och medarbetare i KMA-relaterade frå
• Kommunicera varför KMA är viktigt – koppla det till medarbetarnas vardag.

Steg 5: Uppföljning och kontroll

För att säkerställa att arbetet fungerar i praktiken och leder till förbättringar.

• Regelbundna inspektioner, interna revisioner och uppföljningsmöten.
• Analysera avvikelser och incidenter – Vad kan förbättras?
• Mät utfallet mot uppsatta mål och KPI:er.

Steg 6: Kontinuerlig förbättring

Ett bra KMA-arbete är en pågående process, inte ett projekt med slutdatum.

• Utvärdera vad som fungerar bra och vad som kan förbä
• Skapa en förbättringskultur där medarbetare kan komma med förslag.
• Justera processer och strategier vid behov.

Vilken koppling finns mellan KMA och standarder?

När man pratar om KMA och kring standarder, så finns det en lång rad nationella och internationella standarder som anger krav med avseende på områdena Kvalitet, Miljö och Arbetsmiljö.

Inom byggbranschen är vanligt förekommande standarder och begrepp BF9K, BKMA och KMA. alla relaterade till kvalitets-, miljö- och arbetsmiljöarbete inom just byggsektorn, men de har olika omfattning och tillämpningar. Här är en jämförelse:

BF9K

- Var ett certifieringssystem specifikt för byggbranschen.

- Fokuserade främst på produkten och ställde specifika krav på slutresultatet i byggprojekt.

- Utvecklades av Stockholms Byggmästareförening i samarbete med SP Sveriges Provnings- och Forskningsinstitut.

- Användes från 1999 till 2021.

BKMA

- Ersatte BF9K 2021 och är det nuvarande certifieringssystemet.

- Vänder sig till både små och stora företag inom byggbranschen.

- Certifieras av DNV, som är samarbetspartner till Byggföretagen.

- Fokuserar på att dokumentera hur företag uppfyller krav gällande kvalitet, miljö och arbetsmiljö.

KMA

- Står för Kvalitet, Miljö och Arbetsmiljö.

- Är ett bredare koncept som kan tillämpas i alla branscher, inte bara byggbranschen.

- Ofta integrerat i företags verksamhetssystem för att säkerställa efterlevnad av ISO-standarder.

- Inkluderar kvalitetssäkring av utförande och leverans, miljöansvar och arbetsmiljöarbete.

Huvudsakliga skillnader mellan KMA, BF9K och BKMA

1. Omfattning: BF9K och BKMA är specifika för byggbranschen, medan KMA är ett generellt koncept.
2. Certifiering: BF9K och BKMA är certifieringssystem, medan KMA är ett övergripande arbetssätt.
3. Tidsperiod: BF9K användes fram till 2021, BKMA används nu, och KMA är ett kontinuerligt koncept.
4. Fokus: BF9K och BKMA lägger större vikt vid produkten och slutresultatet, medan KMA fokuserar på processer och rutiner.

Sammanfattningsvis kan man säga att BKMA är den moderna versionen av BF9K, anpassad för dagens byggbransch, medan KMA är det övergripande konceptet som både BF9K och BKMA bygger på.

Avslutande ord om KMA

Ett välfungerande KMA-arbete leder till högre kvalitet, säkrare arbetsmiljö och bättre miljöprestanda – vilket i sin tur skapar lönsamhet och konkurrenskraft!