Begreppet Processtyrning är till att börja med starkt kopplat till kvalitetsstyrning och ledningssystem.
Läs mer om kvalitetsledningssystem
Processtyrning och processorienterad arbetssätt är också en av ledningsprinciperna kring ledningssystem.
I ISO 9001 uttrycks kraven framförallt i kravelementet 4.4 men återfinns även i andra kravelement mer i detalj.
Vad det handlar om är inte mer komplicerat än vad det faktiskt heter att styra sina verksamhetsprocesser.
Men detta är något som vi på Ampiro har sett så många gånger är exempel är ett bristfälligt område. Då det dessutom utgör basen i kvalitetsledningen så behöver kunskapen förbättras runt om.
För att få till en stark och fungerande Processtyrning så räcker det inte med att få fram en processkarta eller ett flödesschema. Vilket vi många gånger får ta del av när ämnet kommer upp.
Visst, absolut så behöver ledningen identifiera sina verksamhetsprocesser och göra klart ordningsföljd, samverkan osv. Men arbetet slutar långt ifrån där, för att verkligen få ut något värde av det arbetet.
Som nummer ett, så behöver ledningen göra klart vad det förväntade resultatet består av. Alltså vad processerna planeras att uppnå. Här kan processmål komma in i bilden. Varför detta är viktigt är självfallet för att veta vad som rimligen bör mätas eller övervakas för att rapportera och förmedla betydelsefull data till berörda intressenter.
För varje process så behöver också input respektive output vara tydligt överenskommet.
Då menar vi överenskommet mellan berörda och intilliggande processer. Så att förgående process vet vad nästkommande behöver för information eller leverans för att kunna starta och verka. Detta för att ge respektive process bästa chans eller förmåga att i sin tur infria förväntningarna.
Tillbaka till det förväntade resultatet av en process.
Som utgångsläge i att fastställa förväntade resultat från processerna bör affärsplan, lagar- och andra bindande krav och liknande utgöra hörnstenar. Har en intressentanalys eller liknande genomförts, så bör den kommit fram till kritiska framgångsfaktorer som på ett eller annat vis påverkar verksamhetens processer.
Ledningssystem standarden ISO ställer också krav på att identifierade verksamhetsrisker ska beaktas på process nivå. Så se samlat till att de viktiga områdena eller bindande kraven från dessa analyser tas i beaktande vid fastställande av de förväntade resultaten.
I samråd med ledningen bör ansvarig för en enskild process (processägare om det tillämpas) enas om det förväntade resultatet av processen. Till detta vad som eventuellt behöver rapporteras till ledning och andra berörda.
När detta är klart kan ansvarig börja själva planeringen av processen (planering av Processtyrning).
Som start för planeringen som nämns ovan behöver ansvarig göra klart, vad behöver mätas, målsättningar eller övervakas för att visa på processprestanda.
När och till vilka ska utfall kommuniceras?
Nästa steg, för att nå resultatet och målen. Vilka resurser krävs? Personella resurser, system, verktyg, kunskaper osv. Här kommer det också in där tyvärr många börjar, vilka rutiner eller instruktioner som lämpligen bör finnas tillgängliga.
Detta bör man inte börja författa innan man är klar över vad som är viktigt i processen (se ovan kring förväntade resultatet).
Missa inte heller att tydliggöra ansvar och befogenheter för processägare och andra berörda roller/befattningar i processen för att även där skapa tydlighet.
Avslutningsvis, kanske viktigaste av allt.
Analysera utfall från mätningar, avvikelser och händelser. Levererar och presterar processen stabila resultat och utifrån förväntningarna?
Följ utveckling och inför kontinuerligt förbättringsarbete och missa inte förnyade utvärderingar med ledningen över tid för att säkerställa aktuella ”förväntade resultat” då allt är kontinuerligt förändras.
Frågor ni kan ställa er kan vara exempelvis:
- är det tydligt för berörda i processen vad processen syftar till?
- finns det utsedd ansvarig för en process?
- är berörda bindande krav kända i processen?
- hur ofta och i vilken omfattning uppstår avvikelser och incidenter?
- bedrivs kontinuerligt förbättringsarbete?
- med vilken insats uppnås utfallet av processen (grad av effektivitet)?
Detta kan utgöra ett axplock av frågor man kan gå igenom med en process och dess representanter. Råder brister eller oklarheter, finns det all anledning att arbeta in ovan nämnda metodik inom ramen för sitt ledningssystem för kvalitet.
- personal är väl införstådd med vad som behöver uppnås och infrias.
- processeffektivitet
- process i ständigt lärande
- få störningar eller brister
- effektiva överlämningar till och från processen
- ovs.
Behöver ni hjälp med er processtyrning eller kring ert ledningssystem så känn er välkomna att kontakta oss.
